Hallo Sahabat Cymed! Di masa pandemi gini susah ya kalau kita mau ketemu temen, saudara atau bahkan rekan bisnis, semua serba dibatasi ini karena kita tahu bahwa kita tidak diperbolehkan berkerumun dengan banyak orang atau dengan kata lain kita harus menjaga jarak sesuai dengan protokol kesehatan. Lalu bagaimana kita dapat tetap melakukan sebuah pertemuan namun dengan orang-orang dari tempat yang berbeda? Sekarang kita tidak perlu khawatir lagi karena sudah ada berbagai aplikasi yang memudahkan kita untuk melakukan virtual meeting. Tapi apakah kalian tahu apa itu virtual meeting? Untuk lebih tahu selengkapnya, yuk simak apa sih virtual meeting itu.
Sebuah rapat atau pertemuan umumnya dilakukan secara langsung dengan bertatap muka. Namun di saat pandemi ini kita tidak diperbolehkan melakukan semua kegiatan yang melibatkan banyak orang berkumpul, sehingga semua kegiatan apapun termasuk bekerja, sekolah, dan lain – lain hanya dapat dilakukan dari rumah. Kendala utama melakukan semua kegiatan dari rumah adalah komunikasi, namun kini tidak perlu khawatir karena pertemuan atau meeting bisa dilakukan dengan cara virtual.
Sumber Gambar : https://zoom.us/docs/image/meetings-pricing.png
Perkembangan teknologi saat ini memudahkan setiap orang untuk saling terhubung secara global tanpa terbatas ruang dan waktu. Termasuk memenuhi kebutuhan pekerjaan dan pendidikan yang bisa dilakukan secara virtual. Kita menyebut situasi ini dengan rapat virtual atau virtual meeting. Kalian sendiri tau gak sih apa itu virtual meeting? Nah, menurut Julia Young virtual meeting adalah sebuah kegiatan dimana semua peserta dari berbagai lokasi bergabung dalam waktu yang telah terlebih dahulu disepakati dengan menggunakan sebuah media seperti teleconference atau video conference.
Video conference bisa dijadikan sebagai tempat melakukan rapat penting, webinar, pelatihan, kelas online dan lain sebagainya yang memungkinkan untuk dilakukan secara online. Kita bisa memanfaatkan aplikasi virtual meeting untuk berkomunikasi dengan rekan kerja atau juga teman sekolah di tengah masa pandemi ini. Sebenarnya ada beberapa aplikasi yang bisa digunkan untuk melakukan virtual meeting, contohnya seperti zoom,google hangout meet, skype, jitsi dan masih banyak lagi. Manfaat dari berbagai aplikasi tersebut tak jauh beda, gunanya adalah untuk memudahkan berbagai pihak yang ingin mengadakan meeting namun terkendala dengan situasi dan kondisi. Kegunaan virtual meeting menurut beberapa penelitian juga memungkinkan perusahaan untuk melakukan penghematan secara signifikan khususnya dalam hal perjalanan bisnis. Akan tetqapi kegiatan tersebut juga memiliki dampak yang bisa melelahkan karena harus melakukan upaya lebih agar bisa terlihat tertarik dengan keadaan saat berdiskusi. Mulai dari mengatur mimik wajah, intonasi suara, belum lagi berusaha menangkap dan mencerna pembicaraan dari peserta meeting. Pasti sahabat cymed juga banyak kan yang rasain hal serupa.
Sumber Gambar : Frustrated Annoyed Person – Free photo on Pixabay
Kemudian setelah itu muncul pertanyan Kenapa rapat virtual terasa begitu melelahkan? Rapat virtual membuat sahabat harus kuat menatap layar komputer atau laptop, menyimak suara pecah dengan kualitas ala kadarnya disertai suara ambiens yang bocor dari peserta rapat atau kendala teknis dari jaringan microphone, Tak terlewat juga menghadapi lusinan mata menatapmu dari balik layar. Belum lagi jika rapat virtual dilakukan lebih dari satu dalam sehari di samping beban pekerjaan yang menumpuk. Melakukan semua itu sangat membutuhkan lebih banyak tenaga dan kefokusan daripada obrolan tatap muka. Apalagi kalau video tatap muka pasti mengharuskan seseorang untuk bekerja lebih keras dalam memproses isyarat nonverbal; seperti ekspresi wajah, nada suara, dan bahasa tubuh. Hal ini sangat mengkonsumsi banyak energi. Artinya, tubuh dan pikiran kita akan dipaksa untuk menyerap ataupun menerima semua hal itu di saat tubuh kita dipaksa bekerja lebih dari kapasitas maksimal, Ditambah dengan kondisi tubuh yang bisa mudah terlelah sehingga terjadi disonansi -membuat seseorang tidak dapat rileks dalam percakapan secara alami.
Setelah merasakan kelelahan dari mengikuti vitual meeting kita pasti akan mencari cara untuk mengurangi rasa lelah tersebut, nah bagaimanacara mengurangi rasa lelah tersebut? Oleh karena itu, akan sangat dianjurkan untuk membatasi panggilan video yang memang diperlukan. Dengan fakta bahwa mengaktifkan mode kamera adalah opsional, dan secara umum harus ada lebih banyak pemahaman bahwa kamera tidak selalu harus aktif di setiap atau bahkan sepanjang virtual meeting. Dalam beberapa kejadian, ada baiknya juga memikirkan secara matang apa iya obrolan video benar-benar efisien. Ketika bekerja, menyiapkan file dengan catatan yang jelas sebelum virtual meeting berlangsung bisa menjadi pilihan yang baik untuk menghindari arus informasi yang berlebihan.
Selalu ada pro dan kontra dalam setiap kondisi termasuk juga virtual meeting, sebagian orang menganggap bahwa virtual meeting adalah solusi dimasa pandemi seperti sekarang, namun sebagian orang berpendapat bahwa virtual meeting bisa menghilangkan komunikasi non-verbal, virtual meeting juga tidak ada break, dan membuat stres ketika terus menatap wajah sendiri.
Dari pro dan kontra yang timbul dari sebuah virtual meeting kita bisa mendapat manfaat yang maksimal, jika kita bisa memilah dan memilih mana yang baik untuk dilakukan dan tidak dilakukan. Sekian tentang materi virtual meeting, semoga artikel ini bisa membantu anda untuk mendapatkan informasi. Terimakasih dan sampai jumpa diartikel berikutnya, bye byeee.
Sumber :
https://crafters.getcraft.com/id-articles/bagaimana-rapat-virtual-yang-efektif
https://www.selamatpagi.id/pengertian-video-conference/amp/
https://trikinet.com/post/aplikasi-meeting-online